Over VAIS in 2010

1. Evaluatie van de beheersovereenkomst 2007-2010

In 2010 liep de beheersovereenkomst (2007-2010) tussen de Vlaamse Regering en het VAIS af. In een beheersovereenkomst staan de regels en voorwaarden waaronder VAIS uitvoering geeft aan zijn missie, taken en bevoegdheden, zoals deze vermeld zijn in het oprichtingsbesluit en rekening houdend met de operationele autonomie van het agentschap, zoals vermeld in het kaderdecreet.

Het eindrapport van de eerste beheersovereenkomst werd door VAIS opgemaakt. Dit rapport diende als insteek voor de nieuwe beheersovereenkomst (2011-2015). Er werden knelpunten en vaststellingen over de indicatoren en normen geformuleerd. Ten slotte werd er een overzicht van de realisaties van de strategische en operationele organisatiedoelstellingen toegevoegd. 

2. IAVA evaluatie

VAIS heeft een zelfevaluatie uitgevoerd van haar werking in 2010. Aan de hand van de Leidraad Interne Controle / Organisatiebeheersing en met behulp van een Evaluatierooster kunnen organisaties op een gedetailleerde wijze hun sterke punten in kaart brengen en aandachtspunten aangeven op het vlak van organisatiebeheersing. Dit zijn instrumenten voor zelfevaluatie die ontwikkeld werden door het departement Bestuurszaken.

Het IAVA model voor organisatiebeheersing omvat 11 thema’s waarop iedere keer  4 globale doelstellingen worden geijkt: kwaliteit, effectiviteit, efficiëntie en integriteit.  De leidraad werd zo opgemaakt dat er per thema een inschatting van de maturiteit kan worden gemaakt aan de hand van het maturiteitsmodel. Bij het uitvoeren van deze zelfevaluatie heeft VAIS de doelstellingen aangevuld met voorbeelden en randvoorwaarden om dit alles te concretiseren.

Een interne controle op organisatieniveau omvat volgende punten

• De wijze waarop de organisatiedoelstellingen worden bepaald,
• hoe de organisatie zich inricht om deze doelstellingen op een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle manier tot te behalen, op te volgen en tijdig bij te sturen waar nodig,
• en hieromtrent verantwoording af te leggen aan haar belanghebbenden.

Deze zelfevaluatie werd in april 2011 gevalideerd door het IAVA (het agentschap Interne Audit van de Vlaamse Administratie). VAIS behaalde in 2010 maturiteitsniveau 2, een gestructureerde aanzet. Dit wil zeggen dat de beheersinstrumenten in ontwikkeling zijn maar nog moeten geïmplementeerd worden. Tegen het einde van de nieuwe beheersovereenkomst, 31/12/2015, beoogt VAIS maturiteitsniveau 3.